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Ob Soloselbstständig oder Kleinunternehmen – aller Wahrscheinlichkeit nach, müssen Sie mit einer ganzen Reihe von Kunden umgehen, plus allem, was sonst noch so dazu gehört (Rechnungen, E-Mails. Bestellungen, Aufträge usw.). Das kann ziemlich schnell unübersichtlich werden, vor allem, wenn Sie diese Informationen gemeinsam mit anderen Teammitgliedern nutzen müssen.
Verstehen Sie mich nicht falsch. Ich mag es, mit Stift und Zettel zu hantieren, aber irgendwann ist es an der Zeit, den Arbeitsalltag besser zu organisieren! Und genau das kann Ihnen eine gute kostenlose CRM-Software bieten.
Sie werden überrascht sein, wie dynamisch diese Tools mit ihren farbenfrohen Drag-and-Drop-Pipelines und Benachrichtigungen über „heiße“ Leads sein können. Die Tage der langweiligen grauen Datenbanken gehören der Vergangenheit an (zusammen mit Nokia-Telefonen, Windows Vista und Einwahlmodems). Und das Beste: Sie können diese äußerst profitable CRM-Software kostenlos nutzen!
Was ist CRM-Software und wofür brauche ich sie?
CRM steht für Customer Relationship Management und bezeichnet das Management von potenziellen und bestehenden Kundenbeziehungen. Mit CRM können Unternehmen die Daten über Ihre Kundschaft besser an einem Ort bündeln und digital darauf zugreifen.
Heute findet man viele einfach zu bedienende CRM-Tools, aus denen sogar absolute Neulinge viel herausholen können. Das war aber nicht immer so. Da CRM-Software früher komplex und sehr kostspielig war, konnten sich nur Unternehmen mit riesigem Budget die Software leisten. Inzwischen sind viele Tools in die Cloud umgezogen. Das hat dazu beigetragen, dass die Preise gefallen sind und erheblich anwendungsfreundlichere CRM-Systeme entwickelt werden.
Seither hat sich die CRM-Software weiterentwickelt: Standardisierte CRM-Lösungen wurden durch anpassbare branchenspezifische Anwendungen abgelöst. Diese lassen sich so anpassen, dass sie den Anforderungen eines jeden Unternehmens gerecht werden und das Management der Kundenbeziehungen unterstützen.
Was sind also die Vorteile eines CRM-Tools?
- Strukturierung der diversen Unternehmensprozesse (nicht nur im Vertrieb)
- Zugriff auf Echtzeitdaten
- Leistungsüberwachung der Mitarbeitenden im Vertrieb
- Ganzheitliche Sicht auf Ihr Unternehmen
- Fortschrittliches Berichtswesen und erweiterte Erkenntnisse
- Automatisierte Routineaufgaben
- Ablage von Dateien und Dokumenten wie z.B. Verträge und Rechnungen
- Tracking von geöffneten E-Mails und Klicks
- 2-Wege-Synchronisierung mit Ihrem E-Mail-Client und Ihren Kalendern (z.B. Gmail oder Outlook)
- Mobile App
- und vieles mehr!
Klingt ziemlich gut, oder? Ich stelle Ihnen im Folgenden die besten kostenlosen CRM-Tools vor, die von uns getestet wurden.
Beste kostenlose CRM-Software: Unsere Top 7
HubSpot – Bester Allrounder
CentralStationCRM – Datenschutz „Made in Germany“
Zoho CRM – 50 integrierte Anwendungen
Sendinblue – Marketingautomatisierung inklusive
EngageBay – 15 Benutzende kostenlos
Freshsales – Sehr einfach in der Bedienung
Streak – Für Gmail
CRM Bewertungen im Detail
Kostenloses HubSpot CRM
HubSpot ist eines der meistverwendeten CRM-Systeme. Dieses Tool hat sage und schreibe 29% des Marktanteils im Bereich der Marketingautomatisierung (Artikel auf Englisch) – und das mit gutem Grund. HubSpot CRM ist ein sehr leicht zu bedienendes Tool. Die kostenlose Version wartet mit einer Fülle an Funktionen und einer gewaltigen Anzahl an Kontakten auf – 1 Million, um genau zu sein!
Was ist im Gratistarif von HubSpot enthalten?
Neben einer unerschöpflichen Anzahl an Kontakten haben Sie über den Marketing-Hub, den Sales-Hub und den Service-Hub Zugang zu allen möglichen Optionen. Damit ist dieses Tool eine ausgezeichnete Wahl für Kleinunternehmen ohne Budget. Zum Funktionsumfang gehören Webformulare, E-Mail-Marketing, Ticketsystem, Live-Chat, Tracking und Landingpages – eine ganz schön große Stange an Marketingtools für den Einstieg.
Ein weiterer Vorteil dieser kostenlosen CRM-Software: Die Anzahl der Benutzenden ist unbegrenzt. In vielen kostenlosen CRM-Plattformen sind nur 1 oder 2 Benutzer:innen inklusive. Daher ist das definitiv ein Pluspunkt für HubSpot.
Und auch wenn Hubspot ein amerikanisches Unternehmen ist, wird das Thema Datenschutz und DSGVO hier sehr ernst genommen. So kann man die Daten z.B. innerhalb der EU hosten lassen.
Was fehlt:
Beachten Sie, dass das E-Mail-Tracking auf 200 E-Mails begrenzt ist. Der CRM-Plattform fehlt die Möglichkeit, einem Kontaktdatensatz mehrere E-Mail-Adressen hinzuzufügen oder diverse Subdomains desselben Unternehmens zusammenzuführen. Einige Hubspot-Alternativen können das besser. Auch die Berichtsfunktionen der Gratisversion könnten ausgefeilter sein.
Abschließend muss noch erwähnt werden, dass die Expansion Ihres Unternehmens mit HubSpot recht schnell teuer werden kann, denn der günstigste Bezahltarif liegt bei 41€/Monat. Außerdem sinkt mit einem Upgrade die Anzahl der Benutzer:innen und Kontakte. Das sollten Sie beachten.
An wen richtet sich das CRM?
HubSpot beweist, dass Ihnen die Kontaktverwaltung und das Deal-Management kein Kopfzerbrechen bereiten brauchen. Wir empfehlen es denjenigen, die viele Kontakte haben und mehrere Benutzerkonten sowie eine Vielfalt an Funktionen benötigen.
CentralStationCRM
CentralStationCRM ist eine deutsche webbasierte CRM-Software. Sie umfasst Funktionen wie Listenmanagement, Projektmanagement, Segmentierung und Aufgabenmanagement.
Besonders interessant für User:innen denen Datenschutz ganz besonders am Herzen – Ihre Daten werden in einem Hochsicherheits-Rechenzentrum in Deutschland gehostet.
Was ist im Gratistarif von CentralStationCRM enthalten?
Diese kostenlose CRM-Software bietet 200 Kontakte, 20 MB Daten und 3 Benutzer:innen.
Neben dem Bereich für Geschäftsabschlüsse, Projektmanagement und Aufgaben, gibt es einen zentralen Dateiablagebereich. Das ist gut für alle, die gerne Ordnung halten – die Dateien lassen sich auch nach Kategorie sortieren.
Was fehlt:
Die kostenlose Version ist mit gerade einmal 200 Kontakten recht limitiert. Verglichen mit anderen hier erwähnten CRM-Lösungen ist das eine sehr kleine Menge.
Leider gehört die Softwareoberfläche nicht zu den anwendungsfreundlichsten. Insbesondere der Deals-Bereich könnte ein Update vertragen, da die Geschäftsabschlüsse aktuell als Grafik und Liste anstelle einer Drag-and-Drop-Pipeline angezeigt werden.
Wenn man bedenkt, dass das Tool 2010 eingeführt wurde, ist das Angebot alles in allem etwas begrenzt.
An wen richtet sich das CRM?
An alle, die sich deutschen Support und eine kostenlose CRM-Software wünschen, die ihre Daten in Deutschland hostet und komplett DSGVO-konform ist.
CentralStationCRM kostenlos testen
Zoho CRM
Die Zoho Corporation besteht seit 1996 und ist in der Vertriebs- und Marketingwelt mit seinem Produktpaket, bestehend aus über 50 Anwendungen, sehr bekannt. Anfang 2020 verzeichnete das Unternehmen weltweit mehr als 50 Millionen Kund:innen!
Mit Dienstleistungen vom E-Mail-Hosting über die Website-Erstellung bis hin zu Umfragen und Formularen ist diese CRM-Software eine, die man im Auge behalten sollte, zumal sie netterweise einen kostenlosen Tarif bietet.
Was ist im Gratistarif von Zoho enthalten?
Vor allem sind bei Zoho bis zu 3 Benutzende kostenlos. Das Tool umfasst Leads, Konten, Aufgaben, Ereignisse, Anrufprotokoll und Notizen. Sie können Workflow-Regeln einrichten und Sie können 10 E-Mail-Vorlagen für die Marketingautomatisierung nutzen.
Im E-Mail-Marketing wartet diese CRM-Software in der kostenlosen Version mit einem Limit von 1.200 E-Mails und 2.000 Abonnements auf. Anmeldeformulare, A/B-Tests und Newsletter-Vorlagen sind inklusive.
Bei Fragen werden Sie die benötigten Antworten sicherlich in der umfangreichen Knowledge Base von Zoho finden.
Was fehlt:
Das Interface ist nicht gerade modern verglichen mit anderen CRM-Systemen, was gelegentlich für Verwirrung sorgt. Wenn Sie andere Services wie Zoho Forms oder Zoho Campaigns nutzen, müssen Sie außerdem die Dashboards wechseln, was ziemlich störend sein kann.
Sie können nur auf das Standard-Reporting-Dashboard zugreifen. Die Synchronisierung mit dem Google Kalender ist leider nicht möglich.
Verkaufsprognosen und E-Mail-Erkenntnisse sind ebenfalls für die Bezahltarife vorgesehen (beginnen bei 14€/ Benutzer:in/ Monat).
An wen richtet sich das CRM?
An alle, die von Workflow-Regeln für Automatisierung und A/B-Tests profitieren möchten.
Sendinblue
Sendinblue ist ein E-Mail-Marketing-Tool, das mit CRM-Funktionen ausgestattet ist. Großartig an Sendinblue ist, dass alle Tarife (selbst der Gratistarif) unbegrenzt viele Kontakte erlauben. Damit ist das Tool eine prima Option für eine Kontaktverwaltung im großen Stil.
Was ist im Gratistarif von Sendinblue enthalten?
Die kostenlose CRM-Software von Sendinblue umfasst eine unbegrenzte Anzahl an Kontakten und 300 E-Mails/ Tag. Die Kontakte lassen sich leicht segmentieren und die Marketingautomatisierung ist ebenfalls verfügbar, was wirklich großartig ist. Denn diese Funktion ist für gewöhnlich der zahlenden Kundschaft vorbehalten. Sie erhalten die ersten 60 Tage Support über Telefon und E-Mail und können sogar auf Ihrer Website einen Live-Chat installieren. Dass sich in allen Tarifen die Besuchszahlen der Website sowie das SMS-Marketing tracken lassen, ist eine weitere schöne Überraschung.
Was fehlt
Die Berichte sind im Gratistarif sehr begrenzt und Landingpages sind nicht enthalten.
Das Verschieben von Kontakten aus dem E-Mail-Marketing in die CRM-Software ist ein wenig mühsam und das CRM-System kann langsam sein. Insgesamt ist die CRM-Funktionalität noch ausbaufähig.
An wen richtet sich das CRM?
Sendinblue ist für diejenigen, die ein stabiles DSGVO-konformes Komplett-Tool für das Marketing suchen, das der Anzahl an Kontakten keine Grenzen setzt.
EngageBay
Uns gefällt diese Anwendung vor allem deshalb, weil sie eine Vielzahl an Vertriebs- und Marketingtools sowie ein hervorragendes Nutzungserlebnis bietet. Der Funktionsumfang ist erstklassig und gleichzeitig ist es für Neulinge leicht zu bedienen.
Was ist im Gratistarif von EngageBay enthalten?
EngageBay bietet als kostenlose CRM-Software jede Menge Funktionen. Hierzu gehören 1.000 E-Mails mit Werbelogo, Segmentierung, vorausschauende Lead-Bewertung, Webformulare und Pop-ups, Autoresponder, Live-Chat und Landingpages. Im Gratistarif sind außerdem außergewöhnlich viele Benutzende inklusive: 15, um genau zu sein!
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- Vertriebspipeline
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- Kundenprofil
Was fehlt:
Sie haben nur 500 MB Speicherplatz, was so einigen Nutzer:innen nicht ausreichen dürfte. Außerdem ist die Anzahl der E-Mail-Sequenzen auf 2 begrenzt und es ist keine Workflow-Automatisierung enthalten. Wer nach einem DSGVO-kompatiblen Dienst sucht, sollte besser weiterschauen. Engagebay stammt aus den USA und scheint seine Daten auch dort zu speichern.
An wen richtet sich das CRM?
An Vertriebs- und Marketingteams, die von allem etwas benötigen.
Freshsales (by Freshworks)
Freshsales gehört zu einer Multiprodukt-Suite, die ein Ticketsystem, einen Chatbot und eine Call-Center-Software umfasst. Freshworks kam 2011 in Indien heraus, 5 Jahre später kam Freshsales auf den Markt. Aber wie gut ist die kostenlose CRM-Software und was hat sie zu bieten?
Was ist im Gratistarif von Freshsales enthalten?
Die kostenlose CRM-Version von Freshsales umfasst beliebig viele Benutzende sowie Support über Telefon, E-Mail und Chat. Außerdem lassen sich damit auch Marketing Journeys erstellen, Chatbots auf Ihrer Website installieren und Anrufe aus der CRM-Plattform tätigen.
Beachtenswert ist zudem, dass Sie den Zugriff auf das CRM-System bei Bedarf anhand der hierarchischen Struktur Ihrer Mitarbeiter:innen einschränken können.
Das Tool bietet darüber hinaus eine 21-tägige kostenlose Testversion, um die ausgefeilteren Funktionen auszuprobieren.
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- Deal pipeline
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- Dashboard
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- Leitprofil
Was fehlt:
Es können immer nur 100 Kontakte gleichzeitig aktiv sein. Hierzu zählen die Kontakte, die in den letzten 30 Tagen Teil von Marketingaktivitäten (E-Mail-Kampagnen, E-Mail-Serie, Transaktionsmails) waren.
Obendrein werden alle Bezahltarife jährlich abgerechnet. Das könnte diejenigen abschrecken, die jetzt schon daran denken, ihr Geschäft zu expandieren.
An wen richtet sich das CRM?
An alle, die sich eine übersichtliche, einfach zu bedienende Anwendungsoberfläche mit jeder Menge Funktionen wünschen.
Streak
Entweder Sie lieben oder Sie hassen diese Software. Auf jeden Fall hat Streak sein Zielpublikum sehr präzise definiert. Es unterscheidet sich von den anderen Produkten, denn statt den Anwendenden ein umfassendes Dashboard zu bieten, lässt es sich nahtlos in Gmail einbinden. Somit müssen Sie Ihren Posteingang nicht verlassen, um Ihre Kontakte, Deals oder Pipelines zu verwalten.
Was ist im Gratistarif von Streak enthalten?
Der Gratistarif bietet 500 Kontakte und Datenzeilen, 50 E-Mails/Tag, E-Mail-Tracking und private Pipelines.
Die Tags bringen durchaus Farbe in Ihren Posteingang – was wiederum einige lieben und andere hassen werden. Und die Funktionen der kostenlosen CRM-Software lassen sich auf Mobilgeräten visualisieren und nutzen.
Was fehlt:
Ich persönlich vermisse ein Dashboard, welches mir eine ganzheitliche Sicht auf meine Aktivitäten bietet. Das Organisieren der Pipeline ist ohne Drag-and-Drop-Technologie ein wenig unpraktisch. Im Gratistarif fehlt außerdem ein Reporting-Dashboard.
An wen richtet sich das CRM?
Streak beweist, dass Kontaktverwaltung und Deal-Management keine komplexe Angelegenheit sein müssen. Die kostenlose CRM-Software richtet sich an diejenigen, die eine einfache Lösung ohne viel Schnickschnack zum Einbinden in Gmail suchen.
Beste kostenlose CRM-Software: Anwendungsbeispiele
Einige CRMs sind in bestimmten Situationen besser als andere. Wenn Sie beispielsweise einen Friseurladen besitzen, brauchen Sie wahrscheinlich nicht dieselben Funktionen wie eine Marketingagentur.
Ich empfehle Ihnen, eine Liste aller benötigten Features und Funktionen zu erstellen und diese mit den oben aufgeführten CRM-Tarifen abzugleichen.
Möglicherweise können Ihnen auch die folgenden Anwendungsbeispiele bei Ihrer Entscheidung helfen:
Beste kostenlose CRM-Software für Kleinunternehmen
Grundsätzlich glaube ich, dass die meisten Unternehmen mit den oben aufgeführten Top-3-Softwareprodukten (HubSpot CRM, Zoho CRM und CentralStationCRM) aufgrund der umfassenden Funktionalität und der Angebotspalette zufrieden wären. Die Gratistarife all dieser Anbieter sollten für eine gewisse Zeitspanne ausreichen, bevor Ihnen das Paket zu limitiert wird.
Falls Datenschutz und deutscher Support besonders wichtig für Sie sind, sollten Sie sich insbesondere CentralStationCRM, aber auch Hubspot zu Gemüte führen.
Beste kostenlose CRM-Software für Startups
Startups werden es lieben, dass viele CRM-Tools mit zusätzlichen Funktionen wie Landingpages, Automatisierungen, Projektmanagement-Tools und Zahlungsabwicklung aufwarten.
Die wahrscheinlich funktionsreichsten Tools sind HubSpot und EngageBay – das ist jedoch von den Features abhängig, die Sie tatsächlich brauchen.
Beste kostenlose CRM-Software für Gmail
Wenn Sie eine einfache kostenlose CRM-Software suchen und lieber aus Ihrem Gmail-Posteingang heraus arbeiten, dann ist Streak genau das Richtige für Sie. Sie müssen kein Konto erstellen, sondern haben alle Informationen (einschließlich Ihrer Pipelines) direkt in Ihrem Posteingang.
Fazit: Welches ist die beste kostenlose CRM-Software?
Das war’s. Sie haben nun einen ziemlich detaillierten Überblick über die besten kostenlosen CRM-Systeme, die es am Markt gibt.
Wie Sie gesehen haben, bieten einige Systeme einen großzügigeren Gratistarif. Es könnte sich lohnen, einige CRMs auszuprobieren, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen.
Ein letzter Ratschlag: Schauen Sie sich an, wie viel der günstigste Tarif der Software kostet, für die Sie sich entscheiden, damit Sie keine bösen Überraschungen erleben, wenn es an der Zeit ist, aufzustocken. Weitere Informationen darüber, was in den Bezahltarifen dieser Tools enthalten ist, erfahren Sie in diesem Artikel.
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